PREZYDENT MIASTA GDYNI
ogłasza otwarty konkurs ofert na wsparcie realizacji zadań publicznych z zakresu kultury w roku 2023.
Konkurs organizowany jest na podstawie Ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U.2020.1327.t.j.).
Strategiczne cele konkursu, rodzaj zadań:
Poprawa jakości przestrzeni publicznej poprzez działania integrujące społeczność lokalną, odpowiadające na jej potrzeby i wzbogacające życie kulturalne dzielnic Gdyni.
Cel zadania:
Kulturalna rewitalizacja określonych w projekcie przestrzeni miejskich poprzez adekwatne do potrzeb lokalnych społeczności działania, angażujące mieszkańców do regularnego i aktywnego uczestnictwa w kulturze.
Pożądane cechy projektu:
Perspektywa aktywnego udziału mieszkańców w realizowanym działaniu.
Dodatkowy opis priorytetu:
działania realizowane z uwzględnieniem perspektywicznej działalności lokalnych animatorów kultury oraz wykorzystujące potencjał amatorskiego ruchu artystycznego,
wydarzenia (warsztaty, działania edukacyjne i społeczne) mające na celu „kulturalną rewitalizację” dzielnic, przede wszystkim poprzez czynne angażowanie i integrowanie lokalnych społeczności (budowanie poczucia przynależności, współodpowiedzialności i solidarności),
„projekty wspólne”, tj. realizowane we współpracy z lokalnymi ośrodkami, np. dzielnicowymi ośrodkami kultury, bibliotekami, rzemieślnikami, przedsiębiorcami, Radami Dzielnic, wspólnotami mieszkaniowymi, placówkami oświatowymi (szkoły, przedszkola, żłobki) itd. ze szczególnym uwzględnieniem działań na obszarach wielorodzinnych osiedli mieszkaniowych.
Celem otwartego konkursu ofert jest wspieranie zadań publicznych z zakresu kultury zgodnych z priorytetami opisanymi w Programie współpracy miasta Gdyni z organizacjami pozarządowymi.
Z konkursu wyłączone są projekty muzyczne i filmowe – ponieważ na nie zostaną ogłoszone odrębne konkursy.
Ponadto, z uwagi na fakt, że 6 września 2021 r. weszły w życie zapisy ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz.U. 2020. 1062.t.j. z późn. zm.) – m. in. regulacje z art. 4 ust. 3 i ust. 4 oraz art. 6 tej ustawy, które nakładają na Wykonawcę zadania publicznego oraz na ogłaszającego konkurs obowiązki związane z zapewnieniem dostępności takim osobom, przygotowując ofertę należy brać pod uwagę te minimalne wymagania służące zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami, opisane w art. 6 w/w ustawy.
Wysokość środków publicznych przeznaczonych na realizację zadań:
Na wsparcie realizacji zadań z zakresu kultury w roku 2023 Miasto Gdynia przeznaczyło kwotę 465 000 zł (słownie: czterysta sześćdziesiąt pięć tysięcy złotych).
Wnioskowana kwota dotacji nie może przekroczyć 1/3 puli środków, jakie są do dyspozycji w konkursie, czyli 155 000 zł.
3. Zasady przyznawania dotacji:
1) Oferty na realizację zadania w ramach konkursu mogą składać zarejestrowane na terenie Rzeczypospolitej Polskiej organizacje pozarządowe oraz podmioty, o których mowa w art. 3 ust. 3 Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie i których cele statutowe są zgodne z przedmiotem niniejszego konkursu. Dopuszczalne jest złożenie oferty wspólnej dwóch lub większej liczby organizacji działających wspólnie.
2) Oferty mogą być składane przez podmioty spoza Gdyni, pod warunkiem, że projekty są realizowane na rzecz mieszkańców Gdyni.
3) Dotacje nie mogą być przeznaczone na:
a) koszty niezwiązane z zadaniem oraz koszty pokryte przez inne podmioty dofinansowujące,
b) dotowanie zadań dofinansowanych przez miasto Gdynia z innego tytułu,
c) pokrycie deficytu zrealizowanych wcześniej przedsięwzięć,
d) zakup budynków, lokali lub gruntów, zakup środków trwałych,
e) udzielanie pomocy finansowej osobom fizycznym lub prawnym,
f) finansowanie kosztów działalność gospodarczej podmiotów, działalność polityczną lub religijną.
4) Oferent może złożyć maksymalnie dwie oferty w tym konkursie.
5) Obowiązują wzory ofert z Rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań w wykonania tych zadań (Dz.U.2018.2057).
6) Oferty należy składać za pośrednictwem elektronicznego generatora ofert www.witkac.pl. Po wypełnieniu poszczególnych pól generatora, system generuje ofertę zgodną z obowiązującym wzorem.
Do oferty należy załączyć jako skany w generatorze www.witkac.pl:
a) aktualny to znaczy zgodny z aktualnym stanem faktycznym i prawnym na dzień złożenia oferty, odpis z KRS pobrany ze strony www.ms.gov.pl, ewentualnie inny aktualny dokument z rejestru lub ewidencji, stanowiący o podstawie działalności oferenta,
b) pełnomocnictwo do działania w imieniu organizacji (w przypadku, gdy ofertę o dotację podpisują osoby inne niż umocowane do reprezentacji zgodnie ze statutem organizacji) – w tym samym miejscu co KRS,
c) umowę zawartą między organizacjami lub innymi uprawnionymi podmiotami – w przypadku złożenia oferty wspólnej – określającą zakres ich świadczeń składających się na realizację zadania oraz sposób reprezentacji podmiotów składających ofertę wspólną – w tym samym miejscu co KRS,
d) wstępne zgody właścicieli obiektów i przestrzeni, w których projekt ma być realizowany – jeśli oferta nie wymaga takich zgód, skan oświadczenia, że przy danym projekcie takie zgody nie są wymagane.
Po złożeniu oferty w systemie należy wydrukować potwierdzenie złożenia oferty. Potwierdzenie, podpisane przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli, należy złożyć w Kancelarii Ogólnej Urzędu Miasta Gdyni przy al. Marszałka Piłsudskiego 52/54, 81-382 Gdynia lub przy ul. 10 lutego 24. Na składanym potwierdzeniu należy umieścić informację, iż jest ono kierowane na otwarty konkurs grantowy ogłoszony przez Wydział Kultury Urzędu Miasta Gdyni. W przypadku składania oferty przez pełnomocnika/pełnomocników, oryginał pełnomocnictwa do podpisania oferty musi zostać dołączony do składanego potwierdzenia złożenia oferty.
7) Złożenie oferty nie jest równoznaczne z przyznaniem dotacji, ani nie gwarantuje przyznania dotacji w wysokości wnioskowanej przez oferenta.
8) Dotacje otrzymają podmioty, których oferty zostaną wybrane w postępowaniu konkursowym.
4. Terminy i warunki realizacji zadań:
1) Konkurs obejmuje zadania z zakresu kultury, których realizacja zakończy się 31 grudnia 2023 roku.
2) Realizacja zadań zleconych wyłonionych w drodze niniejszego konkursu następuje po zawarciu umów z podmiotami, które złożyły ofertę na ich realizację. Umowa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Przed zawarciem umowy organizator konkursu może zażądać od Oferentów zaświadczeń dotyczących rozliczeń składek na ubezpieczenie społeczne oraz podatkowych.
3) Oferent musi zadeklarować w kosztorysie zadania procentowy udział innych środków finansowych w wysokości co najmniej 1 procent finansowej wartości projektu.
4) W trakcie realizacji zadania, Zleceniobiorca może dokonywać przesunięć w zakresie poszczególnych pozycji kosztów działania oraz pomiędzy działaniami do wysokości 10 procent. Zmiany powyżej 10 procent wymagają uprzedniej pisemnej zgody organizatora konkursu. Pisemnej zgody wymaga również utworzenie nowej pozycji kosztowej w ramach kwoty dotacji. Oferent zobowiązany jest przedstawić zaktualizowaną kalkulację kosztów oferty po uzyskaniu zgody na wprowadzenie zmian. Podobnie mogą być dokonywane zmiany w zakresie sposobu i terminu jego realizacji. Zmiany powyższe wymagają aneksu do umowy.
5) Oferent zobowiązuje się do złożenia sprawozdania końcowego z wykonania zadania publicznego, według wzoru z Rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 roku w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz.U.2018.2057), w terminie 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania ustalonego w umowie. Sprawozdanie należy sporządzić w generatorze www.witkac.pl oraz dostarczyć w formie papierowej do Kancelarii Ogólnej Urzędu Miasta Gdyni wydrukowane z systemu potwierdzenie złożenia sprawozdania, podpisane przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli.
6) Wydział Kultury Urzędu Miasta Gdyni ma prawo żądać przedstawienia w wyznaczonym terminie dodatkowych informacji i wyjaśnień do sprawozdania.
7) Przyznane środki finansowe podmiot realizujący zadanie jest zobowiązany wykorzystać zgodnie z przeznaczeniem oraz terminem realizacji zadania określonym w umowie. Nieosiągnięcie zaplanowanych w ofercie rezultatów może rodzić konsekwencje proporcjonalnego zwrotu przyznanej dotacji (z pominięciem kosztów administracyjnych realizacji zadania).
8) Kontrola prawidłowości wykonania zadania, w tym wydatkowania przekazanych środków finansowych, może być przeprowadzona w toku realizacji zadania oraz po jego zakończeniu, to znaczy przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku, w którym zakończono realizację zadania. Kontrolę nad prawidłowością wykonania zadania sprawuje Wydział Kultury Urzędu Miasta Gdyni. W ramach kontroli upoważnieni pracownicy Wydziału Kultury Urzędu Miasta Gdyni mogą badać dokumenty i inne nośniki informacji, które mogą mieć znaczenie dla oceny prawidłowości wykonania zadania oraz żądać udzielenia ustnych lub złożenia pisemnych informacji dotyczących wykonania zadania. Podmiot realizujący zadanie na żądanie kontrolującego jest zobowiązany dostarczyć lub udostępnić dokumenty i inne nośniki informacji oraz udzielić wyjaśnień i informacji w terminie określonym przez kontrolującego.
9) Zasady kontroli oraz konsekwencje w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w realizacji zadania zostaną określone w umowie.
10) Podmiot zobowiązany jest do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej i ewidencji księgowej zadania publicznego, zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U.2021.217.t.j. z późn. zm.), w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych.
11) Oferent zobowiązany jest do przedłożenia aktualizacji harmonogramu i kosztorysu realizacji zadania, jeżeli przyznana dotacja jest mniejsza od wnioskowanej. Przygotowując aktualizację kosztorysu, oferent może za zgodą Wydziału Kultury Urzędu Miasta Gdyni zmniejszyć zakres rzeczowy, ale bez odstąpienia od osiągnięcia celów zadania i realizacji jego istotnych działań. Nie może też zwiększyć procentowego udziału kwoty dotacji w całkowitych kosztach zadania. Aktualizacji dokonuje się w generatorze www.witkac.pl
12) Czynność wykonywana przez jedną osobę nie może być jednocześnie częściowo finansowana z dotacji lub z innych środków finansowych, a częściowo wykonywana w ramach pracy społecznej członków lub świadczeń wolontariuszy.
13) Podanie informacji o udziale wkładu osobowego i rzeczowego w kosztorysie jest obowiązkowe. Dowody poniesienia kosztów z wkładu osobowego i rzeczowego powinny być przechowywane przez Oferenta podobnie jak dokumenty finansowe przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku, w którym oferent zrealizował zadanie publiczne.
5. Termin składania ofert:
Termin składania ofert w generatorze www.witkac.pl oraz podpisanych potwierdzeń złożenia ofert w Kancelarii Ogólnej Urzędu Miasta Gdyni wyznacza się do 4 stycznia 2023 roku (środa).
Decyduje data wpływu oferty do kancelarii, nie data stempla pocztowego. Oferty wpływające po tej dacie nie będą rozpatrywane.
W przypadku przesyłania potwierdzenie złożenia oferty pocztą korespondencję należy kierować na adres:
Wydział Kultury
Urząd Miasta Gdyni
al. Marszałka Piłsudskiego 52/54
81-382 Gdynia
6. Tryb i kryteria stosowane przy rozpatrywaniu ofert oraz termin dokonania wyboru ofert:
1) Złożone oferty rozpatrywane będą pod względem formalnym przez Wydział Kultury oraz pod względem merytorycznym przez Komisję Konkursową powołaną odrębnym Zarządzeniem Prezydenta Miasta Gdyni, złożoną z tej samej liczby przedstawicieli wskazanych przez Prezydenta Miasta Gdyni i przez Gdyńską Radę Działalności Pożytku Publicznego. Oferty niespełniające wymogów formalnych zostaną odrzucone i nie będą rozpatrywane przez Komisję Konkursową.
2) Kryteria stosowane przy wyborze ofert:
a) Oferty złożone do konkursu zostaną poddane ocenie formalnej.
Rozpatrywane będą wyłącznie oferty:
– złożone przez podmiot uprawniony do wzięcia udziału w konkursie zgodnie z niniejszym ogłoszeniem;
– złożone poprzez elektroniczny generator ofert www.witkac.pl i kancelarię ogólną (potwierdzenie złożenia oferty podpisane przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu oferenta) na obowiązującym formularzu i prawidłowo wypełnione;
– zawierające komplet niezbędnych załączników (w generatorze www.witkac.pl jako skany):
aktualny to znaczy zgodny z aktualnym stanem faktycznym i prawnym na dzień złożenia oferty, odpis z KRS pobrany ze strony www.ms.gov.pl, ewentualnie inny aktualny dokument z rejestru lub ewidencji, stanowiący o podstawie działalności oferenta.
pełnomocnictwo do działania w imieniu organizacji (w przypadku, gdy ofertę o dotację podpisują osoby inne niż umocowane do reprezentacji zgodnie ze statutem organizacji) – w tym samym miejscu co KRS
umowę zawartą między organizacjami lub innymi uprawnionymi podmiotami – w przypadku złożenia oferty wspólnej – określającą zakres ich świadczeń składających się na realizację zadania oraz sposób reprezentacji podmiotów składających ofertę wspólną – w tym samym miejscu co KRS,
wstępne zgody właścicieli obiektów i przestrzeni, w których projekt ma być realizowany;
– złożone w terminie i miejscu określonym w ogłoszeniu konkursowym;
– zgodne z zapisami ogłoszenia o konkursie co do wysokości dotacji oraz czasu realizacji oferty.
Z konkursu wyłączone są projekty muzyczne i filmowe – ponieważ na nie zostaną ogłoszone odrębne konkursy.
b) Oferty spełniające wymogi formalne zostaną skierowane do oceny merytorycznej wg kryteriów określonych w Karcie Oceny Oferty:
– kryteria oceny ustawowej (można uzyskać łącznie do 60 punktów):
ocena możliwości realizacji zadania publicznego przez oferenta – TAK/NIE;
analiza i ocena realizacji zadań publicznych w latach poprzednich (rzetelność i terminowość oraz sposób rozliczania otrzymanych środków) – do 5 punktów;
ocena kalkulacji kosztów realizacji zadania, w tym w odniesieniu do zakresu rzeczowego zadania – do 15 punktów;
wkład rzeczowy, osobowy, w tym świadczenia wolontariuszy i praca społeczna członków, a w przypadku wsparcia realizacji zadania – również planowany udział środków finansowych własnych lub środków pochodzących z innych źródeł – do 10 punktów;
ocena proponowanej jakości wykonania zadania i kwalifikacji osób, przy udziale których będzie realizowane zadanie – do 30 punktów.
– kryteria oceny dodatkowej (można uzyskać łącznie do 40 punktów):
oryginalna i spójna koncepcji zadania, walory artystyczne, znaczenie kulturotwórcze bądź edukacyjne – do 10 punktów;
atrakcyjność projektu – do 15 punktów;
współpraca z innymi podmiotami w ramach projektu – do 15 punktów.
3) Ogłoszenie wyników konkursu nastąpi nie później niż w lutym 2023 roku.
4) Decyzję o wyborze ofert i udzieleniu dotacji podejmie w formie Zarządzenia Prezydent Miasta Gdyni, po zapoznaniu się z opinią Komisji Konkursowej, o której mowa w pkt 1. Zarządzenie będzie podstawą do zawarcia z podmiotami, których oferty zostaną wybrane w konkursie, pisemnych umów, szczegółowo określających warunki realizacji zadań. Wysokość przyznanej dotacji może być niższa niż wnioskowana w ofercie.
5) Wyniki konkursu – z podaniem nazwy podmiotu, nazwy projektu i wysokości przyznanej dotacji – zostaną umieszczone w Biuletynie Informacji Publicznej i na stronie internetowej Urzędu Miasta Gdyni oraz w biuletynie „Ratusz”.
6) Od decyzji Prezydenta Miasta Gdyni w sprawie wyboru ofert i udzieleniu dotacji oraz ich wysokości nie przysługuje tryb odwoławczy.
Wszystkie oferty zgłoszone do konkursu pozostaną w aktach Urzędu Miasta Gdyni.
8) Wydział Kultury Urzędu Miasta Gdyni zastrzega sobie prawo do unieważnienia konkursu w przypadku niezłożenia żadnej oferty lub gdy żadna ze złożonych ofert nie spełnia wymogów zawartych w ogłoszeniu o konkursie oraz do przedłużenia terminu zakończenia postępowania konkursowego. Organizator konkursu zastrzega sobie również prawo do nierozdysponowania wszystkich środków przewidzianych w ogłoszeniu o konkursie.
7. Wykaz zadań tego samego rodzaju i związane z nimi koszta, zrealizowanych w roku ogłoszenia konkursu i w latach poprzednich w ramach otwartych konkursów ofert, jest dostępny w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie internetowej Urzędu Miasta Gdyni.
Obsługa merytoryczna konkursu: Wydział Kultury Urzędu Miasta Gdyni, ul. Jana z Kolna 25, Gdynia, Olga Krzyżyńska, tel. 0 58 527 49 17, e-mail: o.krzyzynska@gdynia.pl, wydz.kultury@gdynia.pl
